Inloggen

Zaalberg in Zaandam

    Bernard Mantel
    • iedereen (publiek zichtbaar)
    Door Bernard Mantel in de groep Ambtenarengeschiedenis! 846 dagen geleden Reacties (1)

    Zaalberg, Johannes Albertus.

    Geboren te Amsterdam, 1858

    Overleden te Voorburg, 21-09-1934

    Woonplaats: Franeker, Zaandam, Buitenpost, Voorburg

    Organisatie: Gemeente Franeker, Gemeente Zaandam

    Functie: Gemeentesecretaris

     

    Zaalberg in Zaandam

     

    De burger verwacht transparantie en verantwoording van de overheid. Dat betekent vooral dat de informatie bij de overheid toegankelijk is en snel kan worden gevonden. We mogen dus achter de schermen een goed informatiebeheer verwachten, maar vanzelfsprekend is dat niet. Tegenwoordig verwachten we veel van digitaal informatiebeheer, maar ook een papieren archief moet worden geordend. In de 19e werden de stukken in een overheidsarchief strikt chronologisch opgeborgen, waardoor het soms dagen kostte om alle informatie over een kwestie bij elkaar te vinden. Johan Zaalberg publiceerde in zijn functie van gemeentesecretaris van Zaandam een boekje dat tot een omslag in het documentbeheer zou leiden. Zijn systematiek zou leidend worden in het informatiebeheer bij de overheid in de 20e eeuw. Het werk van Zaalberg vormt in wezen de grondslag van een hele beroepsgroep van ambtenaren: de documentaire informatieverzorgers.

     

    Johan A. Zaalberg wordt geboren in Amsterdam in 1858. Lange tijd stat zijn carrière in het teken van de openbare dienst bij gemeenten, waarin hij gestaag opklimt van volontair bij de gemeente Alphen aan den Rijn, waar zijn vader burgemeester is, via adjunct-commies bij de secretarie van de gemeente Utrecht, tot gemeentesecretaris van Franeker.

     

    In zijn memoires stelt Zaalberg dat de administratie van de gemeente Zaandam bij zijn aantreden als gemeentesecretaris in een erbarmelijke staat verkeert. Zonder enig probleem beoordeelt hij zijn voorganger als volstrekt incapabel voor zijn werk. De gemeentelijke informatievoorziening wordt in die tijd strikt chronologisch geordend. Zoeken in de stukken is alleen mogelijk met behulp van diverse registers en hulpregisters, waardoor het bijeenzoeken van stukken met betrekking tot één zaak een tijdrovende kwestie is. Dossiers bestaan nog niet. In 1904 krijgt Zaalberg van burgemeester C.A. Elias de opdracht de registratuur te reorganiseren met terugwerkende kracht tot 1851, de datum van de inwerkingtreding van de Gemeentewet.

     

    Het werk waarmee Zaalberg in 1905 begint is van een enorme omvang. De gehele oorspronkelijke ordening van het archief wordt – letterlijk – uit elkaar getrokken om een nieuwe opzet te maken. Om te beginnen worden van alle stukken dossiers gevormd, naar het voorbeeld van een aantal gemeenten in de Elzas. Die dossiers ordent hij ten opzichte van elkaar met behulp van een classificatie die Zaalberg heeft afgeleid van de Universele Decimale Code. Voor dit laatste heeft hij zijn licht opgestoken bij de ontwikkelaars van deze classificatie, de Belgen Henrila Fontaineen Paul Otlet.

     

    Het werk duurt jaren en de begroting wordt enkele malen overschreden. De aanpak is dermate grondig en de omvang kennelijk zo groot dat Zaalberg en de zijnen veel langer over de omwerking van de registratuur doen dan zij bij de aanvaarding van de opdracht konden bedenken Echter, al voordat het werk klaar was wordt het profijt voor de gemeente Zaandam zichtbaar: stukken worden sneller gevonden dan voorheen. In december 1910 is het werk uiteindelijk gereed en heeft Zaandam een volledig herordend gemeentelijk archief, waarvoor ook nog eens nieuwe mappen en kasten zijn gekocht.

     

    Terwijl Zaalberg nog bezig is publiceert hij in 1908 Het nieuwe registratuur-stelsel bij de gemeente-administratiën. In dit boekje legt hij uit hoe de gemeente hun informatievoorziening moeten inrichten. De invloed van deze publicatie is groot: op basis van het stelsel dat in dit boekje wordt uitgewerkt zullen in de volgende decennia de meeste gemeenten hun informatievoorziening gaan inrichten.

     

    Met de ervaring die Zaalberg had opgedaan in Zaandam kan hij zijn systeem in het land propageren en verkopen. Hoewel niet meer als ambtenaar heeft hij in de jaren na 1912 de systematiek verspreid. De ‘Code Zaalberg` vormt uiteindelijk de basis voor de Code VNG, die nog steeds bekend is als de Basis Archief Code. Inmiddels wordt deze steeds minder gebruikt, maar in de jaren vijftig van de twintigste eeuw hanteren vrijwel alle gemeenten in Nederland dit stelsel als basis voor hun informatievoorziening.

     

    Zaalberg zal dat niet meer meemaken. Hij sterft in1935 inarmoedige omstandigheden. Uiteindelijk is hij meer een visionair dan zakenman gebleken. In Zaandam begint de opmars van wat later de Basis Archiefcode is gaan heten en de opmars van de zaaksgewijze ordening in gemeentelijke administraties. Zaalberg laat zien dat het hierbij niet alleen om een theoretisch concept gaat, maar om een reële toepassingsmogelijkheid, gedemonstreerd aan de hand van een daadwerkelijk herordend archief, dat vaak aan belangstellenden wordt getoond.

     

     

    Literatuur

     

    Primaire bronnen

     

    Statisch archief van de voormalige gemeente Zaandam. (1800) 1813-1945 (1974), Gemeentearchief Zaanstad (GAZ)

     

    Statisch archief van het gemeentebestuur van de gemeente Zaandam, zgn. Zaalbergarchief. 1850-1940, Gemeentearchief Zaanstad (GAZ)

     

    Secundaire bronnen

     

    Berg, C. van den. Vier pioniers: de Amerikaan Melvil Dewey, de Belgen Henri La Fontaineen Paul Otlet en de Nederlander Johan Zaalberg. In: Bibliotheekleven. Orgaan der Centrale Vereeniging voor Openbare Leeszalen en Bibliotheken en van de Nederlandsche Vereeniging van Bibliothecarissen en Bibliotheekambtenaren. Jaargang 48 (1964), p. 430-

     

    Ketelaar, F.C.J. Zaalberg en Otlet. Een hoofdstuk uit de geschiedenis van Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied. In: G. Janssens-G. Maréchal-F. Scheelings (red.), Door de archivistiek gestrikt. Liber amicorum prof. dr. Juul Verhelst. Brussel, 2000. P. 157-164. Ook te vinden via de site van F.C.J. Ketelaar: http://cf.hum.uva.nl/bai/home/ekeTelaar/ZaalbergenOtlet.doc

     

    Ketelaar, F.C.J. Recordkeeping Systems and Office Technology in Dutch Public Administration, 1823-1950. in: Jahrbuch für europäische Verwaltungsgeschichte/Yearbook of European Administrative History 9 (1997) 213-222.

     

    Zaalberg, J.A. Geschiedenis van de invoering der administratieve documentatie volgens het

    decimale stelsel in Nederland, door het Nederlandsch Registratuurbureau. 1930. Overgenomen uit het archief van het Nederlandsch Registratuurbureau, onderdeel van het archief van de VNG, Nationaal Archief. Gepubliceerd op de site van VHIC: http://www.vhic.nl/Default.asp?A1PID=155PSXX&A1SID=199420036

     

    Zaalberg, J.A. De reorganisatie van de registratuur der gemeente Zaandam, loopende over het tijdvak van 1850 tot heden, volgens de zoogenaamde decimale methode Zaalberg. Haarlem, 1913.

     

    Zaalberg, J.A. Decimale index. s.l s.a.

     

    Zaalberg, J.A. Beschrijvende catalogus eener registratuur-inrichting, door J.A. Zaalberg, Gemeente-secretaris te Zaandam. Amsterdam N.V. v/h Blikman & Sartorius, 1911

     

    Zaalberg, J.A. Het nieuwe registratuur-stelsel bij de gemeente-administratiën. Amsterdam, Veen, 1908

     

    Zaalberg, J.A. Verslag van den directeur, den heer J.A. Zaalberg, nopens het op 28 december 1918 gehouden congres van afgevaardigden van bij de vereeniging aangesloten, met beschouwingen dienaangaande. S.l., Vereeniging “Het Nederlandsche Registratuurbureau”, 1919.

     

     

    Reacties

    Volgorde van reacties: Aantal: Automatisch laden:
      • Bernard Mantel
        Bernard Mantel 846 dagen geleden

        Hierbij mijn portret van Johan Zaalberg. Het is mij alleen niet gelukt ook beeldmateriaal te vinden. Dat was destijds bij het schrijven van het oorspronkelijke artikel in 2008 ook al een probleem.

        Groeten,

        Bernard Mantel

      Reageren is alleen mogelijk voor aangemelde gebruikers